Чтобы было удобнее, думаю лучше придерживаться к этим правилам.
1. В названии темы должно быть четко указана дата встречи.
2. Тот, кот создает тему должен точно сказать время и место встречи.
3. В теме отписаться кто придет и возможно изменить время и место совместно с остальными участниками встречи. После можете написать свои впечатления о встрече.